Право подписи исполняющим обязанности

Предлагаем ознакомиться с тематической статьей, в которой полностью освящен вопрос: право подписи исполняющим обязанности. Если после прочтения останутся дополнительные вопросы или уточнения, то обратитесь к дежурному юристу.

Право подписи исполняющим обязанности

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

«Лекторы – ведущие эксперты, непосредственные разработчики законов:
В. В. Витрянский, Л. Ю. Михеева, Е. А. Суханов, А. А. Маковская. Принять участие можно очно/ онлайн или в записи, в любой точке страны!»

Может ли директор уполномочить на право подписи всех приказов, распоряжений и всех кадровых документов своего заместителя по кадровой работе? Если да, то в доверенности или в соответствующем приказе должны содержаться данные полномочия?

Права и обязанности работодателей — юридических лиц в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами (часть шестая ст. 20 ТК РФ).

Таким образом, руководитель организации вправе уполномочивать иных лиц (в частности своего заместителя по кадровой работе) осуществлять отдельные права и обязанности работодателя, в том числе наделять их правом подписи всех приказов, распоряжений и всех кадровых документов.

Однако трудовым законодательством не предусмотрен порядок передачи таких полномочий, как и форма документа, которым орган управления юридического лица может уполномочить определенных сотрудников на подписание таких документов.

Отметим, что на практике суды часто признают правомерность наделения руководителем организации иных лиц полномочиями представлять интересы работодателя в трудовых отношениях путем выдачи доверенности (ст. 185 ГК РФ) (смотрите, например, кассационные определения Санкт-Петербургского городского суда от 15.09.2011 N 13773, Пермского краевого суда от 31.08.2011 по делу N 33-8760, определения СК по гражданским делам Московского городского суда от 06.06.2011 N 33-16968, Московского городского суда от 25.04.2011 по делу N 4г/6-11607, Московского областного суда от 02.07.2009 по делу N 33-9815).

Вместе с тем обязательное наличие доверенности для исполнения полномочий работодателя в трудовых отношениях нормами трудового законодательства не предусмотрено.

По смыслу ст. 5 ТК РФ трудовые отношения могут регулироваться только нормативными актами, изданными в соответствии с Трудовым кодексом РФ и перечисленными в данной статье. Гражданский кодекс РФ к таковым актам не относится и трудовые отношения не регулирует (смотрите также ст. 2 ГК РФ). Поэтому полагаем, что оформление доверенности для передачи полномочий подписывать указанные в вопросе документы не обязательно, хотя законодательством и не запрещено.

Поскольку права и обязанности руководителя организации в области трудовых отношений определяются в том числе учредительными документами организации, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 274 ТК РФ), то, на наш взгляд, для наделения сотрудников соответствующими полномочиями достаточно издания руководителем локального нормативного акта в произвольной форме (приказа, иного распорядительного документа).

В то же время, поскольку данный вопрос, как было сказано выше, трудовым законодательством не урегулирован, работодатель не лишен возможности во избежание споров оформить передачу полномочий сотруднику и доверенностью, и локальным актом организации.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

26 августа 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Источник: http://www.garant.ru/consult/business/494545/

Примерная форма приказа о временном исполнении обязанностей директора (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

ГАРАНТ:

Настоящая форма разработана в соответствии с ТК РФ.

Приказ
о временном исполнении обязанностей директора

[ число, месяц, год ]

В связи с [ указать причину отсутствия директора организации ], приказываю:

1. Возложить в период с [ число, месяц, год ] по [ число, месяц, год ] временное исполнение обязанностей директора [ наименование организации ] на [ должность, Ф. И. О. ] без освобождения его от основной работы.

2. Установить [ Ф. И. О. исполняющего обязанности директора ] на этот срок доплату в размере [ цифрами и прописью ] рублей за временное исполнение обязанностей директора.

3. Предоставить [ Ф. И. О. исполняющего обязанности директора ] на указанный период право подписи всех организационно-распорядительных, финансовых и всех иных документов [ наименование организации ].

4. Главному бухгалтеру [ Ф. И. О. ] оформить временные карточки с образцами подписи и оттиска печати и представить в обслуживающий банк.

5. Выдать [ Ф. И. О. исполняющего обязанности директора ] доверенность на право представления интересов [ наименование организации ] в отношениях с третьими лицами на период временного отсутствия директора.

[ должность руководителя, подпись, инициалы, фамилия ]

С приказом ознакомлены:

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма приказа о временном исполнении обязанностей директора

Разработана: Компания «Гарант», февраль 2015 г.

Источник: http://base.garant.ru/55724349/

Вопрос: На период отпуска руководителя его обязанности выполняет исполняющий обязанности руководителя (действующий на основании устава). Можно ли подписать договор от имени исполняющего обязанности руководителя, если в преамбуле договора указано, что от имени учреждения выступает руководитель (с указанием фамилии)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2015 г.)

На период отпуска руководителя его обязанности выполняет исполняющий обязанности руководителя (действующий на основании устава).

Можно ли подписать договор от имени исполняющего обязанности руководителя, если в преамбуле договора указано, что от имени учреждения выступает руководитель (с указанием фамилии)?

В первую очередь отметим, что договор является двух- или многосторонней сделкой (п. 1 ст. 154 ГК РФ), на которую распространяются общие положения ГК РФ о представительстве.

В соответствии с п. 1 ст. 182 ГК РФ сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого.

Согласно п. 1 ст. 53 ГК РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие от его имени (п. 1 ст. 182 ГК РФ) в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительным документом. Порядок образования и компетенция органов юридического лица определяются законом и учредительным документом.

Читайте так же:  Образец претензии о неисполнении обязательств

В частности, текущее руководство деятельностью некоммерческой организации (одной из форм которых является учреждение — пп. 8 п. 3 ст. 50 ГК РФ) осуществляется ее исполнительным органом, подотчетным высшему органу управления некоммерческой организации (ст. 30 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»).

Отсюда следует, что в случае, если лицо, исполняющее обязанности руководителя учреждения, в соответствии с уставом этого юридического лица не относится к лицам, имеющим право действовать от имени учреждения без доверенности, его полномочия на совершение сделок должны быть подтверждены доверенностью, выданной руководителем учреждения. На практике возложение полномочий исполнять обязанности руководителя нередко фиксируется во внутреннем распорядительном документе организации (приказе, распоряжении). В зависимости от содержания, в частности от наличия указаний на полномочия действовать от имени организации в отношениях с третьими лицами, такой документ может представлять собой письменное уполномочие на совершение сделок (п. 1 ст. 185 ГК РФ), то есть, по существу, иметь характер доверенности. По смыслу п. 1 ст. 185 ГК РФ лицо, имеющее право действовать от имени организации на основании доверенности, должно быть индивидуализировано указанием на его фамилию, имя и отчество, а также в доверенности должен быть поименован перечень действий, правом на совершение которых лицо наделяется (постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.02.2014 N 15АП-1423/14 и от 18.11.2013 N 15АП-12751/13).

Должность представителя, действующего на основании доверенности, для совершения сделок значения не имеет, поскольку представителем может быть и лицо, не занимающее должности в организации, которую он представляет. Поэтому, если в настоящей ситуации полномочия исполняющего обязанности руководителя на заключение договора выражены в доверенности (в том числе в приказе по учреждению, имеющем характер доверенности в отношениях с третьими лицами), его должность в договоре, по нашему мнению, можно не указывать. Достаточно будет указать фамилию, имя и отчество этого лица и реквизиты документа, на основании которого он представляет учреждение при заключении договора (со ссылкой на наличие полномочий, основанных на этом документе).

Отметим, что в соответствии с п. 3.22 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст, далее — Стандарт) в состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Однако, как указано в разделе 1 Стандарта, он распространяется только на организационно-распорядительные документы — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., к которым договор, очевидно, отнесен быть не может. Кроме того, согласно той же норме требования этого Стандарта являются рекомендуемыми.

Поэтому в рассматриваемом случае при подписании договора правовое значение, по нашему мнению, имеет подтверждение полномочий исполняющего обязанности руководителя, а не соблюдение требований делопроизводства. В спорной ситуации наличие полномочий лица, заключившего договор от имени организации и не являющегося при этом ее руководителем, устанавливается на основании имеющихся документов — приказов, доверенностей и т.п. (постановление АС Уральского округа от 26.11.2014 N Ф09-7730/14).

Вместе с тем в настоящей ситуации учреждение не лишено права указать в договоре и наименование должности лица, которое представляет учреждение при его заключении (например: «заместитель директора (фамилия, имя, отчество), исполняющий обязанности директора учреждения на основании (наименование, номер, дата составления документа — приказа или доверенности)»). Такая формулировка представляется целесообразной в ситуации, когда полномочия лица подтверждены приказом, что предполагает наличие у него трудовых отношений с учреждением. В этом случае, по нашему мнению, наименование должности лица, исполняющего обязанности руководителя, в договоре следует указывать в соответствии со штатным расписанием учреждения и приказом о возложении исполнения обязанностей руководителя.

Указание в преамбуле договора на то, что он заключается руководителем, в то время, как договор фактически подписывает другое лицо, безусловно, является некорректным. Однако это не препятствует подписанию договора исполняющим обязанности руководителя, если из содержания договора и обстоятельств ситуации усматривается наличие у этого лица необходимых полномочий на заключение договора от имени учреждения. Само по себе наличие в договоре такого указания, на наш взгляд, никак не влияет на формулировку текста договора, которая индивидуализирует лицо, фактически подписывающее этот договор от имени учреждения, и содержит ссылку на документ, подтверждающий его полномочия.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Правовой консалтинг является уникальной услугой индивидуального консультирования по правовым вопросам, которая предоставляется пользователям непосредственно во время работы с системой ГАРАНТ.

Основные преимущества услуги Правового консалтинга:

Удобство использования — в любой момент при работе с системой ГАРАНТ можно обратиться за персональной консультацией и получить ответ на интересующий вопрос, ответы хранятся в системе ГАРАНТ и содержат гиперссылки на дополнительные тематические материалы, содержащиеся в системе.

Гарантия качества — служба Правового консалтинга состоит из квалифицированных экспертов в области бухгалтерского учета и налогообложения, трудового и гражданского права в сфере регулирования предпринимательской деятельности. Все ответы проходят обязательную дополнительную централизованную экспертизу рецензентами службы Правового консалтинга.

Оперативность — срок ответа на вопросы пользователя, принятые к рассмотрению, составляет два дня.

Для того чтобы воспользоваться услугой Правового консалтинга, выберите в основном меню системы ГАРАНТ раздел «Правовая поддержка» (или используйте сочетание клавиш Alt + F1) и в открывшемся окне введите свой вопрос.

Более подробную информацию о данной услуге Вы можете получить, обратившись к Разделу «Правовая поддержка» Руководства пользователя (клавиша F1) или у Вашего специалиста по обслуживанию.

Источник: http://base.garant.ru/57473272/

Приказ о назначении временно исполняющего обязанности директора

Формирование приказа о назначении временно исполняющего обязанности директора происходит в случае, когда руководитель организации по каким-либо причинам не имеет возможности находиться на своем рабочем месте определенный промежуток времени.

Поводы для составления приказа

В каждой организации должен быть руководитель, который назначается в соответствии с учредительными документами фирмы (в т.ч. уставом) и занимается управленческой деятельностью.

Но иногда наступают обстоятельства, по которым у директора возникает потребность переложить свои функции на другого сотрудника – и их в повседневной практике любого предприятия найдется достаточно. Чаще всего это:

  • отпуск (как плановый, так и внеплановый);
  • больничный;
  • командировка;
  • могут быть и какие-то личные причины.
Читайте так же:  Иск об устранении нарушений прав собственника

На кого переложить исполнение обязанностей

Решение, на кого именно переложить на время обязанности директора, каждый руководитель, конечно, принимает в индивидуальном порядке. Главное условие, чтобы выбранный сотрудник имел определенный уровень образования и опыт работы, а также пользовался полным доверием руководства и администрации фирмы. Связано это с тем, что с момента подписания приказа о назначении временно исполняющего обязанности директора, вся ответственность за текущую деятельность предприятия переходит на того работника, в отношении которого написан документ.

Следует отметить, что в качестве исполняющего обязанности директора может быть назначен как один из сотрудников компании, так и человек, как говориться, «со стороны».

Во втором случае, сначала необходимо заключить трудовой договор с указанием периода его действия, и только после этого писать приказ о передаче полномочий.

Кто пишет приказ

Так как приказ всегда пишется от лица директора организации, непосредственная задача по его составлению обычно лежит на секретаре, юрисконсульте или ином приближенном к руководителю работнике. Главное условие, чтобы после формирования приказ был в обязательном порядке заверен самим директором.

Приказ надо писать каждый раз, когда намечается относительно длительное отсутствие руководителя на рабочем месте.

Общие сведения о документе

На сегодняшний день строгих правил по составлению распорядительных документов нет, так что любую подобную бумагу представители предприятий и организаций могут писать с произвольном виде, или, если в компании есть разработанная форма приказа – по его образцу.

При формировании приказов важно соблюдать несколько условий:

  1. Составление каждого приказа должно быть чем-то обосновано. Обоснование всегда пишется в начале документа, после слов «В связи с…» и обозначает реальную причину для формирования приказа. В данном случае, в качестве обоснования может быть отпуск руководителя, его командировка, больничный и т.п.
  2. Также в приказ вписывается и основание – т.е. норма закона, которая дает право для составления данного документа.
  3. Приказ можно писать на обыкновенном листе любого удобного формата (обычно используется стандартный А4) или на фирменном бланке организации (как правило, в тех случаях, если такое требование прописано в локальных актах фирмы). Допускается писать приказ от руки или набирать на компьютере – в определении законности документа это значения не имеет.
  4. Документ составляется в одном экземпляре, который подписывается руководителем (или иным сотрудником, уполномоченным действовать от его имени), а также всеми другими лицами, которые в нем упомянуты.

Подписи должны быть только «живыми», никакие факсимильные (т.е. отпечатанные) автографы в бланке не допустимы.

Печать на приказе ставить необходимо только тогда, когда правило по использованию штемпельных изделий для визирования бумаг закреплено в учетной политике компании.

Образец приказа о назначении временно исполняющего обязанности директора

В «шапке» документа пишется:

  • его название (с коротким обозначением смысла) и номер;
  • наименование организации;
  • дата и место составления приказа.

Затем ниже идет основная часть. Здесь необходимо:

  • дать обоснование, т.е. в связи с какими обстоятельствами понадобилось формирование данного распоряжения;
  • сказать, кто именно будет исполнять обязанности директора (должность, фамилия-имя-отчество работника);
  • указать период и количество полных календарных дней, в течение которых эта роль должна исполняться;
  • вписать функции, которые будет выполнять замещающий директора сотрудник (в том числе право подписывать документацию);
  • написать его заработную плату на этот срок (здесь надо учесть один немаловажный момент — если зарплата директора выше зарплаты исполняющего обязанности, разницу следует компенсировать);
  • в завершении следует вписать ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой его заместитель, руководитель подразделения).

Хранение документа

После того, как приказ будет написан и оформлен должным образом, а все заинтересованные лица с ним ознакомлены, его необходимо передать на хранение секретарю организации или другому работнику, ответственному за сохранность распорядительной документации.

На протяжении периода действия приказ должен находиться в отдельной папке вместе с другими подобного рода документами, в помещении, куда доступ посторонних людей ограничен.

После истечения срока хранения, документ можно передать в архив и впоследствии уничтожить в установленном законом порядке.

Источник: http://assistentus.ru/forma/prikaz-o-naznachenii-vrio-direktora/

Как правильно подписывать документы

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

  • Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
  • Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
  • А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

  • учредительные документы организации;
  • должностная инструкция;
  • локальные нормативные акты;
  • приказ;
  • распоряжение;
  • доверенность.
Видео (кликните для воспроизведения).

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

ИП один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

  1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
  2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
  3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
  4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.
Читайте так же:  Политика обработки персональных данных приказ

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

  • связанных с банковскими расчетами;
  • различных ведомостях;
  • кадровых бумагах;
  • декларациях;
  • счетах-фактурах;
  • кассовых документах;
  • договорах, которые нужно регистрировать;
  • доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

  • в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
  • между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

  1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
  2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
  3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

  • при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
  • при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

  1. Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
  2. Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
  3. В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.

Источник: http://assistentus.ru/vedenie-biznesa/kak-podpisyvat-dokumenty/

Кому принадлежит право первой и второй подписи

Право первой подписи – это право подписывать документы от имени организации. Оно принадлежит руководителю, но может делегироваться иным лицам. Право второй подписи – это право главного бухгалтера подписывать финансовые, бухгалтерские, расчетные документы. Такими полномочиями его наделяет лицо, у которого есть право первой подписи.

Право руководителя

Общеизвестный факт: право руководителя организации подписывать документы является абсолютным. Для подтверждения его никаких дополнительных доверенностей, приказов не нужно. Оно закреплено в ряде федеральных законов и нормативных актов. Приведем некоторые из них:

  • ФЗ-14 «Об ООО» об этом говорит в ст. 40-3. Руководитель может, в том числе, и совершать сделки от имени Общества, т.е. подписывать не только внутренние, но и внешние документы. Здесь также уместно вспомнить и о ст. 53 ГК РФ, из которой следует, что договоры от лица фирмы подписываются ее руководством.
  • ФЗ-402 «О бухучете» в ст. 9 говорит, что одним из обязательных реквизитов первичного документа является подпись лица, совершившего сделку. Положение по ведению бухучета и отчетности, утвержденное приказом №34н от 29/07/98 г., прямо утверждает право руководителя вести лично бухучет, в случае спорных ситуаций принимать единоличные решения, касающиеся учета, а также утверждать список лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов (ст. 14), т.е. фактически тот может оставить за собой право единолично подписывать их.

Однако зачастую руководители делегируют свое право подписи другим работникам, или третьим лицам. В компании, согласно ст. 65.3 п. 3 ГК РФ, могут быть несколько руководителей. В подобных случаях право первой подписи и разделение полномочий прописывается в Уставе.

Права работников организации и третьих лиц

Причины делегирования подписи исходят из практики делопроизводства. Руководитель компании, имеющий по умолчанию право подписи, может отсутствовать на рабочем месте в тот момент, когда эта подпись понадобится. Причины могут быть различными:

  • болезнь, отпуск, командировка руководителя;
  • круглосуточный рабочий режим либо работа фирмы без выходных;
  • значительные объемы документооборота.
Читайте так же:  К общим условиям гражданско правовой ответственности относятся

Возможны несколько вариантов разрешения ситуации:

  1. За руководителя расписывается другой руководитель, такая возможность заранее прописана в уставных документах.
  2. Вместо подписи ставится факсимиле, если такой вариант не идет вразрез с законодательством.
  3. Уполномоченному подписывать документы выдается доверенность, подтверждающая это право.
  4. Издается приказ (распоряжение), где указано лицо (лица), уполномоченные расписываться за других лиц.

Сразу скажем, что право подписи за руководителя в Уставе прописывается достаточно редко, только в случае если второе ответственное лицо гарантированно не уйдет со своего поста в короткий срок. Иначе последует необходимость вносить изменения в Устав.

Редко используется и подпись в виде факсимиле – на большинстве первичных документов она недействительна (счета-фактуры, кадровые, кассовые документы и др.). Факсимиле может использоваться, например, в документообороте по договорам, если в договоре прописана такая возможность, и оформлен он «обычной» подписью; на коммерческих предложениях, обычных счетах, выставленных по расчетам между контрагентами.

Рассмотрим случаи оформления права подписи доверенностью и приказом. Доверенность на право подписывать документы может выдаваться не только работнику организации, но и лицу, не имеющему с ней трудовых, гражданско-правовых отношений. Общие правила выдачи доверенностей на право подписи описывает ГК РФ в ст. 185, 185.1. Таким способом доверить право подписи можно, например, уполномоченному частному лицу, другой фирме (в лице ее руководителя), для заключения договора; главному бухгалтеру для обмена документами с ИФНС. Срок доверенности может быть любым. Он отсчитывается от даты выдачи.

Приказ о передаче полномочий используется, если нужно наделить ими сотрудников фирмы. На необходимости определить круг лиц, наделенных правом подписи, в частности, настаивает Минфин (док-т №ПЗ-10/2012 от 04/12/12 г.).

Приказом можно предоставить право подписи как одному лицу, так и группе лиц; дать его тем сотрудникам, которые раньше такого права не имели, и продлить уже существующие полномочия на новый срок. Приказ чаще всего оформляется сроком на год.

Какая бы форма документа ни применялась, нужно четко указать:

  • персональные данные замещающего лица;
  • перечень документов и ситуаций, при которых данное лицо может подписывать документы.

Образец подписи сотрудника (сотрудников) руководителю необходимо лично заверить. Это делается либо в самом документе, либо в приложении к приказу, если список обширный.

На заметку! Когда уполномоченное лицо ставит свою подпись на документе, помечать ее буквами И.О. («исполняющий обязанности»), «за» (в значении «за руководителя») не нужно.

Главный бухгалтер и право второй подписи

Право второй подписи представителя бухгалтерской службы – вопрос неоднозначный, в котором стоит разобраться более подробно.

В упомянутом Положении №34н утверждается, что без подписи главного бухгалтера недействительны и не могут исполняться документы (ст. 14 Положения):

  • денежные;
  • расчетные;
  • касающиеся финансовых обязательств и кредитов.

В то же время директор может бухгалтерский учет вести лично и лично отвечает за состояние учета в организации. Как уже отмечалось, при возникновении споров с главным бухгалтером руководитель несет всю полноту ответственности.

Наделить полномочиями и правом второй подписи бухгалтера может лишь руководитель компании. Заметим, что в прошлом право второй подписи главбух имел автоматически, с момента вступления в должность, согласно ФЗ-129 «О бухучете», ст. 7. упоминалось такое право и в инструкциях ЦБ РФ (например, документ №28-И от 14/09/06 г.). Теперь эти документы не действуют.

Действующий ФЗ-402 и инструкция №153-И от 30/05/14 г. ЦБ не содержат прямых указаний на необходимость второй подписи главного бухгалтера.

Если бухгалтер наделен правом подписи на документах, целесообразно приказом делегировать его полномочия еще одному сотруднику. В ином случае, при отсутствии должностного лица на рабочем месте могут возникнуть сложности в оформлении документов. Может быть задействован заместитель главного бухгалтера, старший бухгалтер, руководитель финансовой службы и пр.

Источник: http://assistentus.ru/vedenie-biznesa/komu-prinadlezhit-pravo-pervoj-i-vtoroj-podpisi/

Фактическая должность или «и.о. директора»: как правильно оформлять реквизит «подпись»

Рассмотрим вопрос, поступивший в редакцию: «Какую должность указывать в реквизите «Подпись» в документах организации при исполнении обязанностей уполномоченного подписывать документы работника другим работником?»

Директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Согласно абз. 5 ч. 1 п. 18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях* (далее — Инструкция по делопроизводству) одним из реквизитов, придающих юридическую силу документу, является реквизит «Подпись». В этой связи правильное оформление подписи в документах, в т.ч. наименования должности лица, уполномоченного подписывать документ, является важным не только с делопроизводственной, но и с правовой точки зрения.

* Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 с последующими изменениями и дополнениями.

Пунктом 15 Инструкции по делопроизводству установлена необходимость закрепления в локальных правовых актах организации прав должностных лиц на подписание, утверждение и согласование (визирование) документов.

К числу локальных правовых актов, в которых закрепляются соответствующие права, относятся:

  • организационные документы — устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции работникам, табель форм документов организации, инструкция по делопроизводству в организации и др.;
  • распорядительные документы — приказ руководителя организации, постановление, решение коллегиальных органов управления;
  • договорные документы — трудовой и коллективный договоры, контракт.

Права, указанные в п. 15 Инструкции по делопроизводству, закрепляются, прежде всего, в организационных и договорных документах:

  • право издания (принятия) и подписания (утверждения) распорядительных, финансовых, договорных документов — в уставе организации (положении о ней);
  • право составления и подписания докладных записок, иных информационно-справочных документов — в инструкции по делопроизводству в организации, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам, табеле форм документов организации;
  • право согласования (визирования) документов — в инструкции по делопроизводству в организации, табеле форм документов организации, должностных инструкциях работникам, трудовых договорах (контрактах), коллективных договорах.

Соответствующие права могут отражаться и в иных локальных правовых актах, регламентирующих вопросы документирования отдельных участков деятельности организации (положении о коллегиальном органе, инструкции о ведении делопроизводства по обращениям граждан, положении об учетной политике, положении о премировании и др.).

Обратите внимание
Частью 3 п. 57 Инструкции по делопроизводству установлено, что в состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Наделение правом подписания документов иных лиц

В практической деятельности организаций часто возникает необходимость в предоставлении права издания (подписания, утверждения) документов определенным должностным лицам в ситуациях, не урегулированных действующими в организации локальными нормативными правовыми актами.

Например, в уставах организаций право издания (подписания, утверждения) распорядительных, финансовых, договорных документов, как правило, закрепляется за руководителем. Следовательно, в целях реализации возложенных на организацию задач и функций при длительном отсутствии руководителя (отпуск, командировка и др.) либо в силу других причин (например, необходимость рациональной организации труда) соответствующими правами должно быть наделено иное лицо (лица).

Предоставление права издания (подписания, утверждения) документов осуществляется путем делегирования соответствующих полномочий. В Инструкции по делопроизводству, иных нормативных правовых актах Республики Беларусь по делопроизводству возможность делегирования полномочий на издание (подписание, утверждение) документов непосредственно не предусмотрена (в п. 15 и п. 57 Инструкции по делопроизводству данный вопрос регламентирован косвенно). Вместе с тем в законодательстве Республики Беларусь данное понятие применяется в сфере регулирования нормотворческой деятельности. Например, ч. 4 ст. 14 Закона Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» (с последующими изменениями и дополнениями) установлена возможность делегирования Президенту Республики Беларусь полномочий на издание декретов на основании соответствующего закона.

Читайте так же:  Подача искового заявления в суд на развод

Частью 13 п. 57 Инструкции по делопроизводству определено, что в реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения»* и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Данная норма направлена на регулирование оформления указанных реквизитов при предоставлении (делегировании) права подписания (утверждения, согласования) документов, в т.ч. при временном отсутствии уполномоченного подписывать документы работника (руководителя организации, главного бухгалтера и др.).

* Для утверждаемых документов дополнительным реквизитом, придающим им юридическую силу, является реквизит «Гриф утверждения» (примеч. авт.).

Процедура делегирования руководителем организации полномочий на издание (подписание, утверждение) документов иным должностным лицам организации непосредственно законодательством Республики Беларусь не установлена. Вместе с тем согласно нормам п. 15 Инструкции по делопроизводству делегирование соответствующих полномочий должно быть закреплено в локальном правовом акте организации.

На практике данная норма может быть реализована двумя путями в зависимости от организационно-правовой формы организации и принципа управления ею (коллегиальность или единоначалие).

Согласно ст. 186 ГК для представительства перед третьими лицами одним лицом (в т.ч. юридическим) другому выдается доверенность. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, скрепленной печатью этой организации. Так как доверенность предполагает представительство интересов одного лица другим перед третьими лицами, доверенности обычно выдаются на решение вопросов и право подписания документов договорного характера. В ряде организаций применяется практика выдачи доверенностей на право управления организацией в целом с вытекающими из этого полномочиями на издание (подписание, утверждение) и иных документов, в т.ч. распорядительных и финансовых.

Делегирование полномочий

Представляется, что в зависимости от того, каким образом осуществлено предоставление (делегирование) права подписи (выдача доверенности, регламентация соответствующих норм в уставе организации, приказе руководителя, ином локальном правовом акте), элемент «наименование должности лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ» в реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения», «Гриф согласования» должен быть оформлен по-разному.

1. Делегирование полномочий путем выдачи доверенности.

Делегирование полномочий на управление организацией, в т.ч. подписание (утверждение, согласование) документов, в соответствии со ст. 186 ГК может быть осуществлено путем выдачи доверенности. В этом случае в наименовании должности лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ на основании этой доверенности, должна быть указана фактически занимаемая им должность.

Например, если доверенность на право управления организацией на период временного отсутствия руководителя выдана главному инженеру организации М.И.Левковичу, то реквизит «Подпись» будет оформлен следующим образом:

Главный инженер Подпись М.И.Левкович

Данное положение определяется тем, что согласно доверенности полномочия на подписание (утверждение, согласование) документов переданы непосредственно главному инженеру.

2. Делегирование полномочий на подписание (утверждение, согласование) документов путем издания (принятия) приказа (иного ЛНПА) о назначении должностного лица исполняющим обязанности руководителя.

Делегирование полномочий на подписание (утверждение, согласование) документов в соответствии с п. 15 Инструкции по делопроизводству может быть осуществлено путем издания приказа руководителя организации (иного распорядительного документа уполномоченного органа*) о назначении должностного лица исполняющим обязанности руководителя организации на период его временного отсутствия. Наиболее характерный пример — издание приказа о возложении обязанностей на период отсутствия руководителя организации, т.к. исполнение обязанностей руководителя организации автоматически наделяет замещающее его лицо всеми полномочиями руководителя, в т.ч. правом на издание и подписание документов.

* Таким документом уполномоченного органа может являться постановление или решение (примеч. авт.).

В этом случае в наименовании должности лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ на основании приказа, наряду с фактически занимаемой должностью должна быть указана должность лица, имеющего соответствующие полномочия согласно уставу (т.е. руководителя организации), дополненная словами «Исполняющий обязанности».

Например, если генеральным директором издан приказ о назначении главного инженера организации М.И.Левковича исполняющим обязанности руководителя организации на период его временного отсутствия, то реквизит «Подпись» будет оформлен следующим образом:

Исполняющий обязанности
генерального директора —
главный инженер Подпись М.И.Левкович

Данное положение определяется тем, что согласно такому приказу полномочия на подписание (утверждение, согласование) документов передаются не главному инженеру как должностному лицу, а лицу, назначенному исполнять обязанности генерального директора организации, который согласно уставу организации единственно наделен соответствующими полномочиями.

3. Указание в уставе (ином ЛНПА) должностного лица, осуществляющего руководство организацией либо исполняющее обязанности руководителя при его временном отсутствии.

Если в уставе организации, ином локальном нормативном правовом акте определено должностное лицо, осуществляющее руководство организацией либо исполняющее обязанности руководителя организации при временном отсутствии последнего, то делегирование соответствующих полномочий путем издания приказа (иного распорядительного документа уполномоченного органа) либо оформления доверенности не требуются.

Оформление элемента «наименование должности лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ» в реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения», «Гриф согласования» зависит от того, какие полномочия соответствующему должностному лицу предоставлены уставом (иным локальным правовым актом): осуществлять руководство организацией при временном отсутствии руководителя организации либо исполнять обязанности руководителя организации при его временном отсутствии.

В уставе организации может быть определено, что соответствующее должностное лицо в период отсутствия руководителя осуществляет руководство организацией, издает приказы, подписывает финансовые документы и т.д. В этом случае в наименовании должности лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ на основании устава, должна быть указана фактически занимаемая им должность.

Например, если в уставе организации закреплено, что главный инженер в случае временного отсутствия генерального директора осуществляет управление организацией, имеет право подписи документов, то реквизит «Подпись» будет оформлен следующим образом:

Главный инженер Подпись М.И.Левкович

В уставе организации может быть определено, что соответствующее должностное лицо в период отсутствия руководителя организации исполняет его обязанности. В этом случае в наименовании должности лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ на основании устава, наряду с фактически занимаемой должностью, должна быть указана должность лица, имеющего соответствующие полномочия согласно уставу (т.е. руководителя организации), дополненная словами «Исполняющий обязанности».

Например, если в уставе организации закреплено, что главный инженер в случае временного отсутствия генерального директора исполняет его обязанности, то реквизит «Подпись» будет оформлен следующим образом:

Исполняющий обязанности
генерального директора —
главный инженер Подпись М.И.Левкович

В любом случае в наименовании должности лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, должна быть указана его фактическая должность.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://edsh.by/zhurnal/statia/fakticheskaya-dolzhnost-ili-io-direktora-kak-pravilno-oformlyat-rekvizit-podpis

Право подписи исполняющим обязанности
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here